Multi-Media-System
Wer regelmäßig einen Nachweis über seine zurückgelegten Autofahrten haben möchte, nutzt meist ein Fahrtenbuch. Häufig sind Arbeitnehmer sogar verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen – etwa wenn sie mit einem Dienstwagen unterwegs sind. Außerdem wird der Nachweis oft im Rahmen der Steuererklärung benötigt, um dem Finanzamt Daten wie Abfahrts- und Ankunftsort, Kilometerstand und den Zweck der Fahrt zu dokumentieren. In bestimmten Fällen dient es auch als Information für die Polizei, beispielsweise wenn Lkw-Fahrer in eine Verkehrskontrolle geraten.
Wer sich dabei umständlichen Papierkram – und somit viel Zeit – sparen möchte, greift auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurück. Schriftliche Aufzeichnungen entfallen dann, und der Fahrer hat jederzeit die Möglichkeit seine Daten schnell und übersichtlich abzurufen.
Damit elektronische Fahrtenbücher problemlos von den Finanzbehörden anerkannt werden, sollten Autofahrer jedoch einige Dinge beachten. Wichtig ist unter anderem, dass aus den elektronischen Büchern die gleichen Informationen entnommen werden können, wie bei klassischen Fahrtenbüchern in Papierform. Außerdem muss das Gerät so eingestellt sein, dass die Daten nicht im Nachhinein verändert werden können. Während der kompletten Aufbewahrungsfrist muss stets sichergestellt sein, dass die enthaltenen Daten lesbar bleiben und jederzeit unverändert vorgezeigt werden können.
In bestimmten Fällen sind nachträgliche Änderungen zwar gesetzlich erlaubt, allerdings muss auch dann die vollständige Änderungshistorie mitsamt des Zeitpunktes der Änderungen nachvollziehbar bleiben. Die Historie selbst darf ebenfalls nicht im Nachhinein veränderbar sein.
Wer sichergehen möchte, dass ihm keinesfalls Nachteile durch die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs entstehen, sollte vorab prüfen, ob das Gerät den Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen entspricht. Ist das Fahrtenbuch zudem TÜV-zertifiziert, gibt dies dem Nutzer weitere Sicherheit.
Einfacher ist es oft, wenn die Aufzeichnungen nicht auf einem eigenen Gerät, sondern online über bestimmte Dienstleister vorgenommen werden. Jedoch sollte dann unbedingt vorab überprüft werden, ob der Datenschutz ausreichend ist, sodass beispielsweise sensible Kundendaten nicht in die falschen Hände gelangen können.
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